Logo BIP
Herb
Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Miejskiego w Nowym Mieście Lubawskim

Wyszukiwanie zaawansowane

Tagi

Referat Organizacyjny

Do zadań Referatu Organizacyjnego, w szczególności należy:
 

1) W zakresie spraw kadrowych:

a) racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem wynagrodzeń w Urzędzie,
b) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
c) prowadzenie dochodzenia powypadkowego i opracowywanie wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności wypadków w pracy,
d) kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy,
e) organizowanie dla pracowników badań lekarskich wstępnych i okresowych,
f) opracowywanie analiz kadrowych, organizowanie przeglądów kadrowych oraz opracowywanie innych materiałów dotyczących stanu zatrudnienia,
g) ustalanie wymagań kwalifikacyjnych przy organizowaniu naboru na poszczególne stanowiska pracy w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych,
h) organizowanie i przeprowadzanie konkursów na stanowiska dyrektorów szkół i placówek oświatowych,
i) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,
j) koordynowanie organizowanych w Urzędzie praktyk zawodowych i staży,
k) prowadzenie i koordynowanie szkoleń, dokształcania i podnoszenia kwalifikacji niezbędnych do realizacji zadań,
l) organizowanie robót dla osób skazanych na świadczenie pracy społecznie użytecznej,
m) prowadzenie spraw dotyczących zawierania umów i ich realizacji na używanie samochodów prywatnych dla celów służbowych,
n) prowadzenie prenumeraty czasopism, wydawnictw i publikacji, w tym prowadzenie ich rejestru,
o) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników i członków ich rodzin,
p) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz kompletowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z rozpatrywaniem skarg i wniosków,
q) koordynowanie działań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
r) koordynowanie postępowania w sprawach dotyczących petycji zgodnie z ustawą o petycjach.

2) W zakresie obsługi sekretariatu:

a) prowadzenie sekretariatu zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną,
b) obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy,
c) czuwanie nad sprawnym i terminowym obiegiem dokumentów i korespondencji,
d) prowadzenie odpowiednich urządzeń ewidencyjno-rejestracyjnych, w tym między innymi rejestru przesyłek wpływających,
e) zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, w tym pieczęci nagłówkowych i ich likwidacja oraz prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych,
f) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
g) udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu,
h) organizowanie szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
i) prowadzenie kontroli warunków pracy oraz przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy poprzez realizowanie przepisów szczegółowych w tym zakresie,
j) zapewnienie właściwych warunków ochrony przeciwpożarowej budynku Urzędu oraz przestrzeganie przepisów szczegółowych związanych z ochroną przeciwpożarową,
k) nadzór nad właściwym wyposażeniem budynku Urzędu w podręczny sprzęt gaśniczy,
l) organizowanie okresowych przeglądów sprzętu gaśniczego,
m) opracowywanie dokumentów wynikających z przepisów szczegółowych związanych z ochroną przeciwpożarową.

3) W zakresie spraw organizacyjnych:

a) realizowanie zadań w zakresie organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, w tym opracowywanie projektów: statutu, regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy, regulaminu wynagrodzenia, regulaminu oceny pracowników itp.,
b) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Urzędu,
c) wdrażanie i nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d) prowadzenie zbiorów przepisów aktów prawa miejscowego, w tym rejestru zarządzeń Burmistrza, upoważnień i pełnomocnictw itp.,
e) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Gminy, budynku Urzędu oraz dróg,
f) przygotowanie dokumentacji związanej z postępowaniem przed sądami powszechnymi i innymi organami,
g) zapewnienie aktualności informacji wizualnej w budynku Urzędu, w tym znakowanie w tablice urzędowe i tablice informacyjne oraz dekorowanie i flagowanie budynku Urzędu,
h) zabezpieczenie łączności telefonicznej oraz nadzór nad właściwym eksploatowaniem łączy i automatycznej centrali telefonicznej,
i) nadzór nad właściwą eksploatacją i terminową konserwacją urządzeń i sprzętu biurowego,
j) zaopatrzenie materiałowo-techniczne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych, druków i formularzy z przeznaczeniem na cele administracyjne,
k) prowadzenie bieżących opłat eksploatacyjnych wynikających z administrowania i użytkowania budynku Urzędu,
l) dostarczanie przesyłek do adresatów na terenie miasta za pośrednictwem gońca, w tym prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących,
m) nadzór nad przygotowywaniem korespondencji do wysyłki i dostarczanie jej do placówki Poczty Polskiej,
n) organizowanie prac związanych z wyborem ławników do sądów powszechnych.

4) W zakresie spraw gospodarczych:

a) ewidencjonowanie umów i porozumień zawartych z podmiotami i instytucjami zewnętrznymi,
b) wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z reprezentowaniem Gminy, w tym dbałość o wystrój i estetykę,
c) zabezpieczenie i właściwe przygotowanie sali konferencyjnej Urzędu, w zależności od potrzeb i okoliczności oraz organizowanie spotkań i posiedzeń związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza i Zastępcy,
d) realizowanie zadań oraz nadzór nad flagowaniem miasta z okazji świąt lokalnych i państwowych,
e) zabezpieczenie budynku Urzędu, w tym pomieszczeń biurowych, magazynowych i socjalnych przed kradzieżą,
f) nadzór nad zapewnieniem porządku i czystości w budynku Urzędu,
g) wykonywanie czynności administracyjnych związanych z ochroną informacji niejawnych, w tym w szczególności:
- udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,
- wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem lub reprodukcją dokumentów,
- przyjmowanie przesyłek niejawnych bezpośrednio od przewoźnika, nadawcy lub z Poczty Specjalnej Komendy Powiatowej Policji,
- nadzór nad przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów niejawnych,
- prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione upoważnionym pracownikom,
- terminowe przedstawianie (doręczanie) korespondencji niejawnej otrzymanej (wchodzącej) według ustalonego schematu obiegu dokumentów oraz terminowe wysyłanie pism niejawnych.

5) W zakresie informatyzacji:

a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z informatyzacją Urzędu oraz administrowaniem wewnętrzną siecią komputerową,
b) opieka nad sprzętem komputerowym i systemami informatycznymi, zabezpieczenie haseł dostępu do systemu,
c) stała inwentaryzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania, w tym określenie bieżących potrzeb w zakresie wyposażenia w sprzęt komputerowy,
d) planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb,
e) przedkładanie propozycji dotyczących usprawnień pracy systemów informatycznych w Urzędzie,
f) nadzór i wdrażanie oprogramowania oraz informatycznych programów specjalistycznych w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu,
g) wdrożenie programu wspomagającego nadzór nad obiegiem dokumentów w Urzędzie, w tym wprowadzenie i bieżąca kontrola elektronicznego zarządzania dokumentami,
h) nadzór nad monitoringiem miejskim, w tym montaż kamer, odczyt zapisów i udostępnianie nagrań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
i) przygotowywanie kopii danych informatycznych w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu i ich archiwizacja,
j) koordynacja i organizacja systemów informatycznych związanych z wyborami powszechnymi,
k) nadzór i prowadzenie spraw związanych z projektami informatycznymi,
l) ścisła współpraca z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie przetwarzania danych osobowych w systemach ininformatycznych,
m) (uchylony).


Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Osoba odpowiadająca za treść informacji

Mirosław Jeznach

Data wytworzenia:
01 cze 2020

Osoba dodająca informacje

Mirosław Jeznach

Data publikacji:
01 cze 2020, godz. 09:20

Osoba aktualizująca informacje

Mirosław Jeznach

Data aktualizacji:
01 cze 2020, godz. 09:20