Referat Organizacyjny

Do zadań Referatu Organizacyjnego, w szczególności należy:

1) w zakresie kadr:
a) racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem wynagrodzeń w Urzędzie,
b) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
c) organizowanie dla pracowników badań lekarskich wstępnych i okresowych,
d) opracowywanie analiz kadrowych, organizowanie przeglądów kadrowych oraz opracowywanie innych materiałów dotyczących stanu zatrudnienia,
e) ustalanie wymagań kwalifikacyjnych przy organizowaniu naboru na poszczególne stanowiska pracy w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych,
f) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu,
g) koordynowanie organizowanych w Urzędzie praktyk zawodowych i staży, robót publicznych i prac społecznie użytecznych,
h) prowadzenie i koordynowanie szkoleń, dokształcania i podnoszenia kwalifikacji niezbędnych do realizacji zadań,
i) organizowanie robót dla osób skazanych na świadczenie pracy społecznie użytecznej,
j) prowadzenie prenumeraty czasopism, wydawnictw i publikacji, w tym prowadzenie ich rejestru,
k) prowadzenie spraw związanych ze zgłaszaniem pracowników i członków ich rodzin, Zleceniobiorców do ubezpieczenia społecznego,
l) koordynowanie działań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej,
m) opracowywanie projektów regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu okresowej oceny pracowników,
n) prowadzenie spraw związanych z uzyskaniem uprawnień do renty, emerytury i innych świadczeń ZUS,
o) koordynowanie spraw związanych z prowadzeniem kontroli zewnętrznych i kontroli wewnętrznych,
p) współdziałanie związane z realizacją zadań dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), w szczególności informowanie nowozatrudnionych pracowników o PPK i dokumentowanie ich oświadczeń w tym zakresie,
r) prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych przez pracowników oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych.

2) W zakresie obsługi sekretariatu, bhp i p.poż:
a) prowadzenie sekretariatu zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz obsługa Burmistrza i Zastępcy,
b) czuwanie nad sprawnym i terminowym obiegiem dokumentów i korespondencji,
c) prowadzenie odpowiednich urządzeń ewidencyjno-rejestracyjnych, w tym między innymi rejestru przesyłek wpływających,
d) zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, w tym pieczęci nagłówkowych i ich likwidacja oraz prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych,
e) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
f) udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu,
g) organizowanie szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
h) prowadzenie kontroli warunków pracy oraz przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy poprzez realizowanie przepisów szczegółowych w tym zakresie,
i) prowadzenie spraw i zapewnienie właściwych warunków ochrony przeciwpożarowej budynku Urzędu oraz przestrzeganie przepisów szczegółowych związanych z ochroną przeciwpożarową,
j) nadzór nad właściwym wyposażeniem budynku Urzędu w podręczny sprzęt gaśniczy, w tym organizowanie okresowych przeglądów sprzętu gaśniczego,
k) opracowywanie dokumentów wynikających z przepisów szczegółowych związanych z ochroną przeciwpożarową,
l) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz kompletowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z rozpatrywaniem skarg i wniosków,
m) koordynowanie postepowań w sprawach dotyczących petycji zgodnie z ustawą o petycjach,
n) prowadzenie spraw dotyczących zawierania umów i ich realizacji na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
o) prowadzenie spraw dotyczących wypadków przy pracy, w tym dochodzenia powypadkowego, opracowywania wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy.

3) W zakresie spraw organizacyjnych:
a) realizowanie zadań w zakresie organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, w tym opracowywanie projektów: statutu i regulaminu organizacyjnego,
b) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Urzędu,
c) wdrażanie i nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d) prowadzenie zbiorów zarządzeń Burmistrza, upoważnień i pełnomocnictw,
e) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Gminy, budynku Urzędu oraz dróg,
f) współpraca z Biurem Prawnym oraz innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prowadzonych postępowań przed sądami powszechnymi i innymi organami w zakresie prowadzenia wspólnej dokumentacji,
g) zapewnienie aktualności informacji wizualnej w budynku Urzędu, w tym znakowanie w tablice urzędowe i tablice informacyjne oraz dekorowanie i flagowanie budynku Urzędu,
h) nadzór nad właściwą eksploatacją i terminową konserwacją urządzeń i sprzętu biurowego,
i) zaopatrzenie materiałowo-techniczne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych, druków i formularzy z przeznaczeniem na cele administracyjne oraz innych materiałów i artykułów związanych z pełnieniem funkcji reprezentacyjnych przez Burmistrza lub wyznaczonych przez niego pracowników,
j) prowadzenie bieżących opłat eksploatacyjnych wynikających z administrowania i użytkowania budynku Urzędu,
k) nadzór nad przygotowaniem korespondencji do wysyłki i dostarczenia jej do placówki pocztowej oraz dostarczanie przesyłek do adresatów na terenie miasta za pośrednictwem wyznaczonego pracownika,
l) organizowanie prac związanych z wyborem ławników do sądów powszechnych,
m) współpraca i współudział w pracach związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendów,
n) obsługa administracyjna narad, spotkań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę i Sekretarza,
o) realizowanie zadań oraz nadzór nad flagowaniem miasta z okazji świąt lokalnych i państwowych,
p) realizowanie spraw z zakresu przygotowania analiz, strategii, ankiet z zakresu prowadzonych działań i realizowanych zadań przez Gminę.

4) w zakresie spraw dostępności i spraw gospodarczych:
a) ewidencjonowanie umów i porozumień zawartych z podmiotami i instytucjami zewnętrznymi,
b) wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z reprezentowaniem Gminy, w tym dbałość o wystrój i estetykę,
c) zabezpieczenie i właściwe przygotowanie sali konferencyjnej Urzędu, w zależności od potrzeb i okoliczności oraz organizowanie spotkań i posiedzeń związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza, Zastępcy i Sekretarza,
d) zabezpieczenie budynku Urzędu, w tym pomieszczeń biurowych, magazynowych i socjalnych przed kradzieżą,
e) nadzór nad zapewnieniem porządku i czystości w budynku Urzędu,
f) realizowanie zadań określnych w ustawie o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
g) przygotowanie i opracowanie graficzne materiałów promocyjno-informatycznych, listów gratulacyjnych itp.,
h) ścisła współpraca z Samodzielnym Stanowiskiem ds. Promocji Miasta w zakresie obsługi medialnej spotkań, konferencji, wydarzeń kulturalnych na terenie miasta itp.;

5) w zakresie obsługi Rady:
a) przygotowywanie materiałów na posiedzenia komisji i obrady Rady,
b) ścisła współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i koordynowanie procesu dostarczania projektów uchwał na posiedzenia komisji i obrady Rady,
c) obsługa organizacyjna posiedzeń komisji i obrad Rady,
d) sporządzanie protokołów i innej dokumentacji z posiedzeń komisji i obrad Rady,
e) zapewnienie właściwych wymogów formalno-prawnych projektom uchwał, z których inicjatywą występuje Rada i komisje,
f) prowadzenie korespondencji Przewodniczącego Rady, w tym sporządzanie dokumentacji i opracowań na jego wniosek,
g) prowadzenie rejestrów:
- uchwał Rady,
- wniosków i opinii komisji,
- interpelacji i wniosków radnych,
h) terminowe przekazywanie uchwał Rady do właściwych organów nadzoru i ogłaszania,
i) opracowywanie informacji o pracach Rady i komisji,
j) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego, w tym realizacja zobowiązań dotyczących obowiązku składania oświadczeń majątkowych,
k) obsługa spotkań radnych z wyborcami (z wyjątkiem spotkań odbywających się w ramach kampanii wyborczej),
l) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem radnych,
m) organizowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendów,
n) prowadzenie spraw związanych z procedurą zwoływania i przygotowania obrad Młodzieżowej Rady Miasta,
o) prowadzenie spraw związanych z procedurą zwoływania i przygotowania obrad Miejskiej Rady Seniorów.